FUNIL-LEADS

🎯 Funil de Leads - Captação de Novos Pacientes

Visão Geral

Funil exclusivo para aquisição de novos pacientes. O lead só sai deste funil e entra no FUNIL-VENDAS quando comparecer à consulta e realizar um procedimento. Enquanto isso não acontece, ele permanece aqui — inclusive após faltas e cancelamentos.

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🗺️ FLUXO COMPLETO DO FUNIL

flowchart TD
    A([📥 Lead Capturado]) --> B[📞 Contato Inicial\n< 5 minutos]
    B --> C{Respondeu?}
    C -->|Sim| D[🔍 Qualificação]
    C -->|Não respondeu| FU1

    D --> F{Agendou?}
    F -->|Sim| G[✅ Agendou Consulta]
    F -->|Não agendou| FU1

    FU1[📱 Follow-up D+1\nMensagem] --> FU3[🎙️ Follow-up D+3\nÁudio Secretária]
    FU3 --> FU7[📞 Follow-up D+7\nLigação Secretária]
    FU7 --> J{Converteu?}
    J -->|Sim| G
    J -->|Não| K([❄️ Lead Frio\nReativação Futura])

    G --> L[🔔 Confirmação\n24-48h antes]
    L --> M{Confirmou?}
    M -->|Sim| N[📅 Tem Consulta Hoje]
    M -->|Não confirmou| OO[📞 Ligar para Confirmar]
    OO --> N

    N --> P{Compareceu?}
    P -->|Sim ✅| Q([🎉 Compareceu!\nEntra no Funil de Pacientes])
    P -->|Faltou ou Cancelou| R[🔄 Reagendamento Urgente]
    R --> G

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    style Q fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:3px
    style K fill:#fce4ec,stroke:#e91e63,stroke-width:2px
    style FU1 fill:#fff8e1,stroke:#ffc107,stroke-width:2px
    style FU3 fill:#fff8e1,stroke:#ffc107,stroke-width:2px
    style FU7 fill:#fff8e1,stroke:#ffc107,stroke-width:2px
    style R fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px

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📋 ETAPAS DETALHADAS

1️⃣ Contato Inicial

Responsável: Secretária (CRC) Meta de resposta: < 5 minutos após o lead entrar

Canal de Entrada	Ação
Instagram DM	Responder com script de boas-vindas
WhatsApp	Responder com script de boas-vindas
Indicação	Mencionar o nome de quem indicou
Tráfego Pago	Responder com urgência (lead quente)

Regra de Ouro

Leads respondidos em menos de 5 minutos têm 3x mais chance de agendar. Nunca deixe para depois.

Script: SCRIPT-ACOLHIMENTO

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2️⃣ Qualificação

Responsável: Secretária (CRC) Objetivo: Filtrar leads com perfil para os procedimentos da clínica

Perguntas-chave de Qualificação

1. Qual procedimento tem interesse?
2. Já fez alguma avaliação antes?
3. Tem disponibilidade para vir esta semana ou na próxima?

✅ Lead Qualificado	❌ Não Qualificado
Interesse em procedimento que realizamos	Só pesquisando preço
Disponibilidade para avaliação	Sem disponibilidade de agenda
Perfil compatível com os serviços	Expectativas incompatíveis

Atenção

Lead não qualificado não deve avançar no funil. Finalizar com educação e manter em lista de reativação fria.

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3️⃣ Agendamento

Responsável: Secretária (CRC) Objetivo: Converter o lead qualificado em consulta agendada

Checklist de Agendamento

• Confirmar nome completo e contato
• Oferecer 2 opções de horário (nunca perguntar “quando você pode?”)
• Registrar no sistema/Kommo
• Enviar endereço e instruções da clínica
• Programar lembrete automático de confirmação

Técnica das 2 Opções

“Você prefere terça às 10h ou quinta às 15h?” — evita o “vou ver minha agenda” que mata o agendamento.

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4️⃣ Sequência de Follow-up (Não agendou)

Quando acionar

Usar quando o lead qualificado não agendou na primeira abordagem, ou não respondeu ao contato inicial.

D+1 — Mensagem de Texto

Canal: WhatsApp
Tom: Leve, curto, sem pressão
Script: SCRIPT-FOLLOW-UP

"Oi [Nome]! Tudo bem? Só passando para saber se ficou alguma dúvida
sobre [procedimento]. Estou à disposição 😊"

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D+3 — Áudio da Secretária

Canal: WhatsApp (áudio de ~30 segundos)
Tom: Humano, cuidadoso, pessoal
Objetivo: Humanizar o contato e criar conexão

Por que áudio?

Áudios têm taxa de abertura muito maior que texto. A voz da secretária cria proximidade e diferencia da comunicação fria de concorrentes.

Roteiro do áudio:

"Oi [Nome], aqui é [Nome da Secretária], da clínica da Dra. Patrícia.
Estou entrando em contato porque percebi que você demonstrou interesse
em [procedimento] e queria saber se posso te ajudar a agendar uma
avaliação. A agenda está bem concorrida, mas consigo encaixar você
esta semana. Me manda uma mensagem quando puder!"

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D+7 — Ligação da Secretária

Canal: Ligação telefônica
Tom: Direto, atencioso, com senso de oportunidade
Script: SCRIPT-FOLLOW-UP

Última tentativa ativa

Após D+7 sem retorno, o lead passa para Lead Frio. Não insistir além disso — respeitar o espaço do lead.

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5️⃣ Confirmação da Consulta

Responsável: Secretária (CRC)
Quando: 24 a 48h antes da consulta agendada

Checklist de Confirmação

• Enviar mensagem de lembrete (WhatsApp)
• Ligar para confirmar presença
• Reenviar endereço e horário
• Perguntar se há dúvidas

Etapa Crítica

A confirmação reduz a taxa de falta em até 60%. Nunca pular esta etapa.

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6️⃣ Tem Consulta Hoje

Responsável: Secretária (CRC)
Ação: Verificar presença na agenda, preparar ambiente e recepção

• Confirmar que a agenda está preparada
• Avisar Dra. Patrícia sobre o novo lead do dia
• Recepcionar com atenção especial (primeiro contato presencial)

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7️⃣ Faltou ou Cancelou → Reagendamento

Responsável: Secretária (CRC)
Objetivo: Recuperar o lead rapidamente, antes que esfrie

Agir em até 2 horas

Contatar o lead logo após a falta/cancelamento. Quanto mais tempo passa, menor a chance de reagendamento.

Fluxo de Reagendamento

1. Enviar mensagem de WhatsApp (tom compreensivo)
2. Se não responder em 4h: ligar
3. Oferecer reagendamento para os próximos 2-3 dias
4. Se não reagendar em 72h: entra no Follow-up D+1 novamente

"Oi [Nome], tudo bem? Notei que não conseguimos nos ver hoje.
Espero que esteja tudo certo! Posso te encaixar ainda essa semana?
Tenho [dia] às [hora] disponível 😊"

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❄️ Lead Frio — Reativação Futura

Quando: Após D+7 sem resposta, ou após 2+ tentativas de reagendamento sem sucesso

Lead frio ≠ lead perdido

Manter em lista de reativação para campanhas sazonais (Dia das Mães, Black Friday odontológica, aniversário do lead).

Scripts de reativação: SCRIPT-REATIVACAO-WHATSAPP-GENERAL | SCRIPT-REATIVACAO-ANIVERSARIO

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📊 KPIs DO FUNIL DE LEADS

Etapa	Indicador	Meta
Contato Inicial	Tempo de resposta	< 5 minutos
Qualificação	Taxa de qualificação	> 60% dos contatos
Agendamento	Taxa de conversão lead → consulta	> 50%
Follow-up	Taxa de recuperação (D1-D7)	> 20%
Confirmação	Taxa de confirmação	> 85%
Comparecimento	Taxa de show-up	> 80%
Reagendamento	Taxa de recuperação pós-falta	> 50%

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🔗 Links Relacionados

• FUNIL-VENDAS — Funil de pacientes (pós-comparecimento)
• SCRIPT-ACOLHIMENTO — Script etapa 1 e 2
• SCRIPT-FOLLOW-UP — Scripts D+1, D+3, D+7
• SCRIPT-REATIVACAO-WHATSAPP-GENERAL — Para leads frios
• Treinamento-CRC-Agendamentos — Treinamento da secretária
• Automacao-Instagram-Kommo — Automação de entrada de leads

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Lembrete Estratégico

Este funil alimenta todo o faturamento da clínica. Cada lead não respondido ou falta não recuperada é receita perdida. Revisar métricas toda semana nas sextas-feiras.