🦷 Funil de Ortodontia - Clínica Dra. Patrícia
Visão Geral
Controle exclusivo dos pacientes em tratamento ortodôntico. Devido à longa duração (18 meses a 3 anos) e manutenções mensais obrigatórias, este funil possui etapas de alerta para atrasos e abandono. O paciente entra quando a venda do tratamento ortodôntico é convertida.
🗺️ FLUXO COMPLETO
flowchart TD VENDA(["💰 Venda Convertida\n(Orçamento aprovado)"]):::entrada --> NP NP["🆕 Novo Paciente Orto\n(venda convertida)"] NP --> AG AG["📅 Agendar\n(instalação do aparelho)"] AG --> ET ET["🔄 Em Tratamento\n(manutenções mensais)"] ET -->|Consulta realizada ✅| ET ET -->|Faltou — +40 dias| ATR["⚠️ Manutenção em Atraso"] ET -->|Tratamento concluído| TC ATR -->|Retornou| ET ATR -->|+90 dias sem contato| ABD["🚨 Abandonou o Tratamento"] ABD -->|Recuperado| ET ABD -->|Sem retorno após tentativas| PERD(["😴 Arquivado\n(tratamento incompleto)"]):::fim TC["✅ Tratamento Concluído"] TC --> IND["🤝 Solicitar Indicação"] IND --> LEADS(["⬆️ Indicados entram no\nFunil de Leads"]):::saida classDef entrada fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px classDef fim fill:#fce4ec,stroke:#e91e63,stroke-width:2px classDef saida fill:#e3f2fd,stroke:#1e88e5,stroke-width:2px
📋 ETAPAS DETALHADAS
🆕 1. Novo Paciente Orto
Critério de entrada: Venda do tratamento ortodôntico convertida (contrato assinado e entrada paga) Responsável: Secretária (CRC)
Ações na entrada
- Cadastrar no sistema com data de início e valor total do contrato
- Registrar forma de pagamento (parcelas mensais)
- Enviar mensagem de boas-vindas com orientações iniciais
- Mover para Agendar para marcar a instalação do aparelho
Mensagem de Boas-vindas
“Oi [Nome]! Seja bem-vindo(a) à família da clínica da Dra. Patrícia! 🦷 Estamos muito felizes em cuidar do seu sorriso. Em breve nossa equipe vai entrar em contato para agendar sua consulta de instalação. Qualquer dúvida, pode me chamar aqui!”
📅 2. Agendar
Critério: Paciente cadastrado, aguardando agendamento da instalação do aparelho Responsável: Secretária (CRC)
Ações
- Entrar em contato para agendar a instalação
- Oferecer 2 opções de horário
- Confirmar agendamento e enviar lembrete 48h antes
- Orientar sobre preparação para a instalação (higiene, alimentação)
- Mover para Em Tratamento após a instalação realizada
Não deixar na fila
Paciente em “Agendar” sem data marcada por mais de 3 dias deve ser acionado imediatamente — o entusiasmo da compra esfria rápido.
🔄 3. Em Tratamento
Critério: Aparelho instalado, consultas mensais em andamento Responsável: Secretária (agendamentos) + Dra. Patrícia (clínico)
Regra Crítica da Ortodontia
Todo paciente deve sempre sair da consulta com a próxima já agendada. Nunca deixar “você me liga para marcar” — isso é a principal causa de atraso e abandono.
Rotina Mensal
- Confirmar consulta 48h antes (WhatsApp)
- Realizar atendimento
- Agendar próxima consulta antes do paciente sair
- Registrar evolução no prontuário
- Verificar se parcela do mês está em dia
Monitoramento de Prazo
| Situação | Alerta | Ação |
|---|---|---|
| Última consulta há > 40 dias | 🟡 Amarelo | Enviar mensagem de lembrete |
| Última consulta há > 60 dias | 🟠 Laranja | Ligar pessoalmente |
| Última consulta há > 90 dias | 🔴 Vermelho | Mover para Manutenção em Atraso |
✅ 4. Tratamento Concluído
Critério: Tratamento concluído com resultado aprovado pela Dra. Patrícia Responsável: Secretária (CRC) + Dra. Patrícia
Ações na Conclusão
- Registrar data de conclusão e duração total do tratamento
- Fotografar resultado final (antes e depois)
- Orientar sobre contenção/uso de retentores (se aplicável)
- Coletar depoimento/avaliação (Google, Instagram ou vídeo)
- Parabenizar o paciente com mensagem especial
- Avançar para Solicitar Indicação
Mensagem de Parabéns
“[Nome], chegou o grande dia! 🎉 Foi uma jornada incrível e estamos muito orgulhosos do resultado que você conquistou. Obrigada pela confiança na Dra. Patrícia e na nossa equipe. Agora é mostrar esse sorriso para o mundo! 😁”
🤝 5. Solicitar Indicação
Critério: Imediatamente após o tratamento concluído Responsável: Secretária (CRC)
Momento Ideal
Paciente de ortodontia tem uma história longa com a clínica — meses ou anos de relacionamento. O vínculo criado nesse período é o maior ativo para gerar indicações de qualidade.
Script de Indicação
“[Nome], você viveu essa transformação na nossa clínica e sabe melhor do que ninguém o cuidado que a Dra. Patrícia tem. Você conhece alguém — filho, sobrinho, amigo — que precisaria de ortodontia? Se você indicar e a pessoa agendar uma avaliação, temos um presente especial para você como agradecimento!”
Ações
- Registrar indicações recebidas
- Enviar benefício ao paciente que indicou
- Inserir indicados no FUNIL-LEADS
⚠️ 6. Manutenção em Atraso
Critério: Paciente em tratamento sem consulta há mais de 40 dias sem justificativa Responsável: Secretária (CRC)
Atenção
Atrasos em ortodontia comprometem o resultado do tratamento e aumentam o tempo total. Agir rápido é importante tanto para o paciente quanto para a clínica.
Sequência de Recuperação
| Tentativa | Canal | Prazo | Mensagem |
|---|---|---|---|
| 1ª | WhatsApp (texto) | Imediato | Lembrete gentil |
| 2ª | WhatsApp (áudio) | +3 dias | Tom pessoal e cuidadoso |
| 3ª | Ligação | +7 dias | Direto, com senso de urgência |
Script — 1ª tentativa (texto)
“Oi [Nome]! Aqui é [Secretária] da clínica da Dra. Patrícia. Notei que faz um tempinho desde sua última manutenção do aparelho 😊 Está tudo bem? Vamos reagendar? Tenho horário disponível ainda essa semana!”
Script — 3ª tentativa (ligação)
“[Nome], aqui é [Secretária]. Estou ligando porque a Dra. Patrícia ficou preocupada com seu tratamento — cada manutenção em atraso pode prolongar o tempo do aparelho. Vamos encontrar um horário que funcione pra você?”
Após recuperação
- Reagendar consulta
- Verificar se houve problema financeiro (parcela atrasada?)
- Mover de volta para Em Tratamento
Após 90 dias sem retorno
- Mover para Abandonou o Tratamento
🚨 7. Abandonou o Tratamento
Critério: Paciente sem retorno há mais de 90 dias após tentativas de contato Responsável: Secretária (CRC) + Dra. Patrícia
Importante
Abandono em ortodontia é sério: o paciente pode ter regressão do caso. Além do impacto clínico, é receita e resultado perdidos. Entender o motivo é fundamental.
Protocolo de Recuperação
Passo 1 — Entender o motivo
| Motivo | Ação |
|---|---|
| 💸 Financeiro | Renegociar parcelas, oferecer pausa temporária |
| 😣 Desconforto ou dor | Agendar consulta de emergência gratuita |
| 🏙️ Mudança de cidade | Indicar clínica parceira |
| 😴 Procrastinação | Reforçar consequências e facilitar retorno |
Passo 2 — Script de recuperação
“[Nome], aqui é a Dra. Patrícia. Estou entrando em contato pessoalmente porque me preocupo com o seu tratamento. Sei que às vezes a vida complica, mas quero entender o que aconteceu e ver como posso te ajudar a retomar. Pode me contar o que houve?”
Passo 3 — Decisão
- Se retornar → mover para Em Tratamento (registrar motivo do abandono)
- Se não retornar após 3 tentativas → arquivar como Tratamento Incompleto
📊 KPIs DO FUNIL DE ORTODONTIA
| Indicador | Meta |
|---|---|
| Taxa de conversão venda → instalação | > 95% |
| Taxa de pontualidade mensal | > 85% |
| Taxa de recuperação — manutenção em atraso | > 70% |
| Taxa de abandono | < 10% |
| Taxa de recuperação pós-abandono | > 40% |
| Taxa de conclusão do tratamento | > 85% |
| Indicações geradas por tratamento concluído | ≥ 1 por paciente |
🔗 Links Relacionados
- FUNIL-LEADS — Origem dos pacientes
- FUNIL-PACIENTES — Funil geral odontológico
- SCRIPT-ACOLHIMENTO
- SCRIPT-REATIVACAO-WHATSAPP-GENERAL
- SCRIPT-REATIVACAO-LIGACAO
- SCRIPT-REATIVACAO-ULTIMA-TENTATIVA
Diferencial da Ortodontia
O tratamento ortodôntico é o de maior duração e maior vínculo com o paciente na clínica. Um paciente de orto bem cuidado vira embaixador da clínica — cuide do relacionamento em cada manutenção mensal, não apenas na primeira e na última consulta.